AGB Event-Aussteller & Sponsoren

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Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller der Veranstaltungen der Vogel Communications Group GmbH & Co. KG

1. Zustandekommen des Vertrags, Zulassung

1.1. Maßgebend für das Rechtsverhältnis zwischen dem Sponsor oder Aussteller (im folgenden „Kunde“ genannt) und der Vogel Communications Group GmbH & Co. KG (im folgenden „Vogel“ genannt) sind die nachfolgenden Allgemeinen Bedingungen in Verbindung mit dem Anmeldeformular oder Vertrag. Abweichende Vereinbarungen, Einzelgenehmigungen und Sonderregelungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung durch Vogel. Als schriftliche Bestätigung gilt auch eine Bestätigung durch Telefax oder E-Mail.

1.2. Die Anmeldung ist vom Kunden schriftlich per Online-Formular, Telefax, E-Mail oder Brief an Vogel zu senden. Sie ist ein verbindliches Vertragsangebot, an das der Kunde bis zur Zulassung oder Absage durch Vogel gebunden ist. Der Vertrag kommt zustande durch Übersendung der Zulassung durch Vogel.

1.3. Der Kunde gibt sein Einverständnis dazu, dass seine Daten zum Zweck der Vertragsdurchführung elektronisch gespeichert und an Dienstleistungspartner von Vogel weitergegeben werden.

1.4. Ein Rechtsanspruch auf Zulassung besteht nicht.

1.5. Die Zulassung bezieht sich nur auf den angemeldeten Kunde und die bestätigten Ausstellungsgüter und Dienstleistungen.

1.6. Die Zulassung kann widerrufen werden, wenn sie aufgrund falscher oder unvollständiger Angaben erteilt wurde, oder die Voraussetzungen zur Zulassung später entfallen.



2. Platzzuweisung

2.1. Vogel stellt Ausstellungsfläche im angemeldeten Angebotsbereich bereit. Hierbei wird in Bezug auf Größe und Lage der Fläche den Wünschen des Kunden nach Möglichkeit entsprochen.

2.2. Besondere Wünsche des Kunde (z. B. Platzierung, Nachbarschaft, Konkurrenzausschluss, Standgestaltung, etc.) werden verbindlich nur berücksichtigt, wenn sie in der Zulassung ausdrücklich schriftlich bestätigt werden.

2.3. Falls es zwingende technische oder organisatorische Gründe erfordern, ist Vogel berechtigt, dem Kunde abweichend von der Ausstellungsfläche eine Ausstellungsfläche in anderer Lage zuzuweisen, die Größe der Ausstellungsfläche zu ändern, Ein- und Ausgänge zum Ausstellungsgelände zu verlegen oder zu schließen.

2.4. Ohne Genehmigung von Vogel ist die Überlassung des zugewiesenen Ausstellungsfläche ganz oder teilweise an Dritte nicht gestattet.



3. Technische Leistungen, Dienstleistungen

3.1. Für die allgemeine Heizung, Reinigung und Beleuchtung der Ausstellungshalle sorgt Vogel.

3.2. Installationen von Versorgungs- und Entsorgungsanschlüssen dürfen nur über Vogel bzw. über einen von Vogel beauftragten Dienstleister bestellt werden.

3.3. Die Kosten für Installation und Verbrauch von Wasser-, Elektro- und Telekommunikationsanschlüssen der einzelnen Stände sowie alle anderen Dienstleistungen werden dem Kunden gesondert berechnet.

3.4. Vertragsgrundlage für die Teilnahme der Kunden an den Veranstaltungen sind neben diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Hausordnung des Betreibers der jeweiligen Veranstaltungsörtlichkeit sowie die organisatorischen, technischen und übrigen Bestimmungen, die dem Kunde vor Veranstaltungsbeginn zugehen.



4. Reinigung, Abfallbeseitigung

Vogel übernimmt die Reinigung des Geländes, der Hallen und Gänge. Für die Reinigung der Ausstellungsfläche und die Entsorgung von Abfall hat der Kunde zu sorgen. Die Reinigung muss täglich vor Beginn der Veranstaltung beendet sein. Erfolgt die Reinigung und die Abfallbeseitigung nicht ordnungsgemäß, kann Vogel ohne Fristsetzung ein Fachunternehmen auf Kosten des Kunden beauftragen.



5. Bewachung

Der Kunde ist verpflichtet, die Bewachung seines Eigentums selbst vorzunehmen. Vogel haftet nicht für Verlust und/oder Beschädigung des Eigentums des Kunden, es sei denn Vogel hat den Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.



6. Betrieb und Rückgabe der Ausstellungsstände

6.1. Der Stand muss den technischen und gesetzlichen Richtlinien entsprechen. Soweit erforderlich sind behördliche Genehmigungen und Auflagen sowie bau- und betriebstechnische Auflagen vom Kunden auf eigene Kosten zu beschaffen und zu erfüllen. Bei Zuwiderhandlung ist Vogel berechtigt, Änderungen auf Kosten des Kunden durchführen zu lassen und ggf. eine Standsperre auszusprechen.

6.2. Der Kunde ist für die Verkehrssicherheit auf seinem Stand einschließlich aller Zugänge allein verantwortlich.

6.3. Während der Öffnungszeiten der Veranstaltung ist der Stand für Besucher zugänglich zu machen. Wird der Stand nicht ordnungsgemäß betrieben, kann Vogel auf Kosten des Kunden den Stand entfernen und den Standplatz anderweitig vergeben. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Rückzahlung der Standgebühren, es sei denn, er weist nach, dass Vogel Erlös aus der anderweitigen Vergabe der Standfläche erzielen konnte.

6.4. Standaufbau und -abbau sind zu den festgelegten Zeiten zu beenden. Soweit die Veranstaltung dadurch gestört werden könnte, sind Auf- und Abbau oder sonstige Veränderungen nicht zulässig. Werden Standaufbau und Standabbau nicht innerhalb der festgelegten Zeiten beendet, ist eine Vertragsstrafe in Höhe von 10 % des Mietpreises zzgl. MwSt. zusätzlich zur Standmiete zu zahlen. Dies gilt insbesondere für den Abbau des Standes vor Beginn der offiziellen Abbauzeit am letzten Veranstaltungstag.

6.5. Der Platz muss nach Ende der Veranstaltung in dem Zustand zurückgegeben werden, der dem vor Übergabe an den Kunden entspricht. Beschädigungen oder Verunreinigungen, die durch den Kunden verursacht wurden, können ohne vorherige Fristsetzung auf seine Kosten beseitigt werden.



7. Werbung, Marketing, Presse, Fachvorträge

7.1. Werbung ist innerhalb des Standes zulässig. Außerhalb des Ausstellerstandes – insbesondere auf Tischen, Wandflächen, in Treppenhäusern, sowie in den Gängen der Ausstellungshallen – ist Werbung nur in Abstimmung mit Vogel gegen Entgelt gestattet.

7.2. Es sind nur Werbemaßnahmen zulässig, die nicht gegen gesetzliche Vorschriften oder die guten Sitten verstoßen oder weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Optische, sich bewegende und akustische Werbemittel, musikalische Wiedergaben und Produktpräsentationen sind unter Einhaltung gesetzlicher/behördlicher Bestimmungen erlaubt, soweit andere Kunden nicht unbillig beeinträchtigt werden. Vogel ist berechtigt, die Veröffentlichung, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zur Beanstandung Anlass geben können, zu untersagen und vorhandene Bestände des Werbematerials für die Dauer der Veranstaltung sicherzustellen.

7.3. Vogel ist für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung berechtigt, den Namen und das Logo des Kunden unentgeltlich auf Werbe- und Marketingmaterialen (z.B. Anzeigen, Webseiten) zu nutzen. Der Kunde ist verpflichtet, Vogel ein Logo in entsprechender Qualität und Anforderung zur Verfügung zu stellen.

7.4. Fotografieren sowie Video- und Filmaufnahmen der Ausstellungsobjekte sind gestattet, soweit der jeweilige Kunde dies erlaubt. Vogel ist berechtigt, Foto-, Film- und Videoaufnahmen sowie Zeichnungen von der Veranstaltung, den Ständen und den ausgestellten Waren anzufertigen oder durch die Presse anfertigen zu lassen und diese kostenlos für Werbezwecke oder allgemeine Presseveröffentlichungen zu verwenden.

7.5. Der Veranstalter ist berechtigt, Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die zu einer Gefährdung oder erheblichen Beeinträchtigungen des Veranstaltungsbetriebs führen.



8. Fälligkeit der Zahlungen, Rücktritt, Änderungen

8.1. Die vereinbarten Gebühren (Miete der Ausstellungsfläche, Vorauszahlungen für Nebenkosten, Werbemaßnahmen, etc.) sind mit Zugang der Rechnung fällig.

8.2. Vogel ist berechtigt, eine Vorauszahlung auf die vereinbarten Gebühren zu verlangen. Bezahlt der Kunde nicht zum festgesetzten Zahlungstermin, kann Vogel ihn von der Teilnahme an der Veranstaltung ausschließen. Die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Gebühren bleibt davon unberührt.

8.3. Kosten für An- und Abreise, Übernachtungen und ähnliche sind vom Kunden selbst zu tragen.

8.4. Nach Zulassung ist ein Rücktritt vom Vertrag ganz oder teilweise durch den Kunden nicht mehr möglich. Gleiches gilt für zusätzlich vereinbarte weitere Leistungen. Vogel erklärt sich jedoch ausdrücklich mit einer schriftlichen Aufhebung des Vertrags bis 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn gegen Zahlung eines pauschalen Schadensersatzes in Höhe von 50 % der vereinbarten Gebühren einverstanden. Erfolgt eine Aufhebung des Vertrags später als 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn, fallen 100 % der vereinbarten Gebühren an.

8.5. Falls Vogel infolge höherer Gewalt, aus anderen nicht von ihm zu vertretenden Gründen oder weil aufgrund der zu geringen Zahl von Anmeldungen nach Einschätzung von Vogel eine erfolgreiche Veranstaltung nicht gewährleistet werden kann, die Veranstaltung aufhebt, verschiebt oder die Ausstellungsfläche verkleinert oder ganz oder vorübergehend schließt, erhält der Kunde die Teilnahmegebühr ganz oder anteilmäßig zurück. Weitere Ansprüche bestehen nicht. Im Falle der Rückgewähr bestimmt sich die Höhe der Rückzahlung nach dem Umfang der Minderleistung unter Berücksichtigung der von Vogel zum Zwecke der Erbringung ihrer Leistungen bereits getätigten Aufwendungen (z.B. Werbemaßnahmen im Vorfeld der Veranstaltung).

8.6. Vogel hat im Übrigen das Recht, die Veranstaltung zu verändern (z.B. Änderungen des Programms, des Zeitplans, der Örtlichkeit). Derartige Änderungen werden unverzüglich auf der Webseite kommuniziert. Der Kunde hat sich insoweit rechtzeitig selbst über solche Änderungen zu informieren.



9. Haftung

9.1. Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transports und während der Veranstaltung gegen Beschädigung, Diebstahl, etc. obliegt dem Kunden. Der Kunde haftet für alle Schäden, die durch seine Veranstaltungsbeteiligung gegenüber Dritten verursacht werden einschließlich der Schäden in den Räumlichkeiten und deren Einrichtungen des Veranstalters. Für die Inhalte von Werbeanzeigen, Prospekten und sonstigen Informationsunterlagen ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

9.2. Vogel haftet nur für von ihren Mitarbeitern vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden. Eine weitergehende Haftung ist im Übrigen ausgeschlossen.



10. Gewährleistung

10.1. Eventuelle Mängel der Leistungen von Vogel hat der Kunde unverzüglich schriftlich anzuzeigen und Vogel Gelegenheit zur Nachbesserung zu geben.

10.2. Die Ansprüche des Kunden aus dem Vertrag und aus allen damit in Zusammenhang stehenden Rechtsverhältnissen verjähren innerhalb von 6 Monaten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der letzte Tag der Veranstaltung fällt.



11. Datenschutz

Vogel schützt die personenbezogenen Daten des Kunden und trifft alle erforderlichen Maßnahmen für deren Sicherheit. Die Daten werden von Vogel unter Beachtung der Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG) sowie weiterer einschlägiger Datenschutzvorschriften zur Abwicklung, Betreuung und Auswertung der angebotenen Veranstaltungen und zum Zwecke der Optimierung des Veranstaltungsangebotes erhoben und verwendet, nicht aber an Dritte weitergegeben. Aussteller, Sponsoren und Veranstaltungspartner gelten nicht als Dritte, unterliegen jedoch ebenfalls den vorgenannten Bestimmungen. Der Kunde kann die Nutzung seiner Daten für Zwecke der Information jederzeit schriftlich unter Angabe der vollständigen Adresse und der betreffenden Veranstaltung gegenüber der Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Bereich Events, Max-Planck-Straße 7/9, 97082 Würzburg, E-Mail: annemarie.goldbecker@vogel.de widerrufen oder Adressänderungen vornehmen lassen.



12. Schlussbestimmungen

12.1. Mündliche Vereinbarungen gelten nur bei schriftlicher Bestätigung durch Vogel.

12.2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, wird Würzburg als Erfüllungsort und Gerichtsstand vereinbart.

12.3. Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein, oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen oder Teile solcher Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die jeweiligen gesetzlichen Regelungen.